Stadtverwaltung setzt innovative Digitalstrategie um

Der Haupt-, Finanz- und Digitalausschuss hat in seiner Sitzung im Oktober 2022 die Verwaltungsdigitalisierungsstrategie für die Stadtverwaltung Beckum beschlossen.

Der Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Beckum, Herr Suspicin, erläuterte in der Sitzung am Dienstag die Sachstände zu den einzelnen Projekten. Dabei erklärte er dass die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einigen Bereichen bereits umgesetzt sei und man weiter daran arbeite. Auch die Einführung einer digitalen Poststelle sei vorgesehen.

Im Rahmen des Pilotprojekts erfolgt der Posteingang bereits digital. Dabei werden Dokumente und relevanter Schriftverkehr dezentral eingescannt und digital weiterverarbeitet. Diese Vorgehensweise wird auch mit der Einführung des DMS in den weiteren Organisationseinheiten entsprechend eingeführt.

Ein weiterer Punkt ist die Umsetzung des virtuellen Rathauses.

Die Einführung des e-Bezahlverfahrens wurde bereits vollzogen und wird kontinuierlich in weiteren Bereichen ausgebaut. Ebenso wurde im vergangenen Jahr der neue Web-Auftritt der Stadt Beckum erfolgreich online gestellt. Dabei verschmelzen die Website und das Serviceportal miteinander, was den Zugang zu Dienstleistungen erleichtert. Zudem werden nun eine Vielzahl von Dienstleistungen im Bereich des Bürgerbüros auch online angeboten. Die Implementierung neuer Dienstleistungen ist geplant.

Im Bereich der Baugenehmigung konnten bereits erste Fortschritte verzeichnet werden. Seit dem vergangenen Jahr ist die Anbindung an das Bauportal NRW erfolgt, wodurch erste Antragsdaten digital übermittelt werden können. Um diesen Prozess vollständig medienbruchfrei zu gestalten, sind Investitionen im Software-Bereich sowie die Einführung des DMS erforderlich. Gleichzeitig wurde eine Scanstelle eingerichtet, die intern Bauakten digitalisieren soll.

Die Organisationsentwicklung bildet die Grundlage für die kontinuierliche Fortschreibung der Digitalisierung. Durch das Pilotprojekt im Bereich des DMS wurde ein Leitfaden für die Personalentwicklung erstellt, der auf andere Bereiche ausgeweitet werden soll. Mit der Einführung des DMS werden Themen wie neue Raumkonzepte und die Verbesserung von zeitlicher und örtlicher Flexibilität weiter vorangetrieben.

Die Hardwareausstattung ist eng mit dem DMS verbunden. Zusätzlich wird in absehbarer Zeit ein Pilotprojekt im Fachbereich Umwelt und Bauen neue Formen von Arbeitsgeräten, wie Laptops und Convertibles, erproben. Auf Grundlage dieser Erfahrungen werden weitere Konzepte entwickelt.

Beim Thema Digitale Dienstleistungen Fachdienst Personal wurde als erster Schritt das digitale Bewerbendenportal erfolgreich eingeführt. Die Implementierung eines Mitarbeitendenportals steht noch aus, ist jedoch geplant. Die Förderung papierloser Anträge wird mit der Einführung des DMS weiter vorangetrieben.

Die aktuellen Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung, insbesondere in der Verwaltungsdigitalisierung, werden mit großem Interesse verfolgt. Dabei wird sorgfältig geprüft, inwieweit die Stadtverwaltung von diesen Entwicklungen profitieren kann. Neue Technologien und Möglichkeiten werden kontinuierlich analysiert und entsprechende Planungen vorgenommen, um die Effizienz und Qualität der Verwaltungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.

Text: Elisabeth Eickmeier